Система электронного документооборота «ТИТУЛ» (СЭД «ТИТУЛ») – это компьютерная программа, которая предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности в организациях.

Функции системы «ТИТУЛ»:

СЭД «ТИТУЛ» обеспечивает автоматизацию следующих процессов:

• регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Рис. Главная страница

• регистрация всей исходящей корреспонденции организации и ее внутренних документов;
• учет движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обработкой обращений граждан и организаций;
• проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• работа с проектами документов: согласование и утверждение проектов, а также последующая регистрация документов, созданных на их основе;
• поиск документов по различным критериям и получение статистических отчетов по документообороту организации.

Интеграционные возможности

СЭД «ТИТУЛ» обеспечивает интеграцию с республиканскими информационными сервисами:

• Система межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО);
• Государственная единая республиканская информационная система учета и обработки обращений граждан и юридических лиц (ОГиЮЛ);
• Автоматизированная информационная система «Ведомственный архив» (АИС «Ведомственный архив»);
• Национальная почтовая электронная система (НПЭС).

Что подтверждено положительными заключениями о прохождении тестирования взаимодействия СЭД «ТИТУЛ» с каждым из сервисов.

Рис. Интеграции

Работа в мобильном приложении

Для обеспечения оперативной и комфортной работы в СЭД сотрудников, работающих дистанционно, часто бывающих в командировках или на переговорах в СЭД «ТИТУЛ» имеется мобильное приложение.

Рис. Главная страница MRMobile

Мобильное приложение функционирует на планшетных устройствах на платформах Android в режимах online и offline.

Рис. Панель со списком документов MRMobile

Возможности СЭД «ТИТУЛ»:

• разграничивает роли и права доступа пользователей;
• позволяет пользователям, при наличии прав доступа, работать с документами в нескольких картотеках и кабинетах пользователей;
• для удобства выбора значений, обеспечивает возможность настройки справочников групп: «Подразделения», «Должностные лица», «Виды документов», «Группы документов», «Организации»;
• проверяет повторность входящих документов и писем граждан;
• обеспечивает возможность отслеживать связи по документу, контроль сроков исполнения и исполнителей, проводить обсуждения по проектам и документам, смотреть переписку с корреспондентом;
• обеспечивает автоматический контроль документов без поручений, сроков исполнения, просроченных сроков исполнения;
• формирует аналитические и статистически данные по документам, поручениям, исполнителям;

Рис. Аналитические диаграммы MRChart

• обеспечивает наглядное представление документов, проектов, событий, находящихся в работе у пользователей на определенную дату, посредством личного календаря в разрезе дня, недели, месяца, с отмеченными нерабочими днями;
• обеспечивает работу пользователей в СЭД посредствам мобильного приложения;
• обеспечивает сканирование, в т.ч. поточное, бумажных документов с возможностью: распознавания и автоматическим добавлением документов в свои регистрационные карточки;
• обеспечивает возможность присвоения, печати штрих-кода документа книжной или альбомной ориентации с расположением штрих-кода на лицевой, обратной стороне либо на отдельном листе, быстрый поиск документов по штрих-коду;
• обеспечивает поддержку и документирования всех стадий подготовки и проведения совещаний, коллегий;
• обеспечивает поиск по заданным параметрам, включая текст документов, возможность сохранения поисковых запросов.
• поддерживает основные интеграционные взаимодействия;
• поддерживает все виды носителей ключевой информации (USB-ключи, ID-карта, Мобильная ЭЦП);
• в СЭД используются сертифицированные средства криптографии (Avest, NTClientSoftware);
• имеет развернутое и задокументированное API.

ПО СЭД разворачивается в частных случаях на рабочем компьютере пользователя, а в основном на серверах и рабочих станциях локальной вычислительной сети организации.

Технические требования

Основные компоненты:
Серверная часть (включая базу данных), браузерное приложение, мобильное приложение, сервисы и службы.

Рис. Архитектура приложения

Основные системные требования СЭД «ТИТУЛ»:
ОС семейств Windows (Windows Server 2019) и Linux (ALT Linux, Astra Linux, РЕД ОС, Debian); СУБД: PostgreSQL/PostgresPro, MS SQL, Oracle. Рабочая станция: Microsoft Windows 10 и выше, семейства Linux.

Примерные характеристики сервера на 50-100 пользователей: процессор – 2 процессора Quad Core (минимально – 1 процессор Core Duo); оперативная память – 16 Гб (минимально – 4 Гб); жесткие диски – 1 Тб (минимально – 100 Гб)*.
* размер жестких дисков определяется документооборотом организации

Примерные характеристики рабочей станции:
процессор – Core 2 Duo (минимум Pentium IV), оперативная память – 2 Гб (минимум – 1 Гб). Для использования всех функциональных возможностей СЭД «ТИТУЛ» на рабочей станции потребуется пакет Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) версии не ниже 2007.

Системные требования мобильного приложения: диагональ планшета – не меньше 7", ОС Android – версии не ниже 5.0.

Преимущества СЭД «ТИТУЛ»:

• поддержка гибридного документооборота (бумажного и электронного);
• исключает риски утери документов;
• сокращает временные затраты и денежные ресурсы компании;
• упрощает работу сотрудников, автоматизируя процессы;
• увеличивает эффективность работы с документами;
• оптимизирует существующий документооборот, в т.ч. кадровые процессы, процессы хранения и архивации;
• реализует возможность проводить совещания и заседания в рамках разрабатываемых проектов документов;
• приводит к росту исполнительной дисциплины и прозрачности бизнес-процессов;
• интегрируется с различными сторонними системами;
• полностью импортонезависимая разработка;
• соответствует нормам законодательства Республики Беларусь.